Расходы на доставку сотрудников: как учесть в налогах

Компании часто спрашивают, можно ли учесть развозку сотрудников в расходах. Ниже — общие принципы; применение к вашей ситуации обязательно уточните у бухгалтера или налогового консультанта.

Можно ли учесть расходы на развозку в налоге на прибыль?

Как правило, да, если доставка обусловлена технологическими особенностями производства (например, до площадки не ходит общественный транспорт или график смен не совпадает с его расписанием) либо предусмотрена трудовыми или коллективным договором.

Без таких оснований расходы на проезд работников к месту работы по общему правилу не уменьшают налоговую базу.

Нужно ли удерживать НДФЛ?

Если доставка организована в интересах работодателя — например, из-за удалённости объекта и отсутствия транспорта, — и выгоду конкретного сотрудника определить нельзя, обычно дохода для НДФЛ не возникает. Если же компания оплачивает поездки отдельных сотрудников в их интересах, ситуация может быть иной.

Какие документы нужны?

• договор с перевозчиком;
• приказ или положение о доставке работников с обоснованием;
• пункт в трудовых или коллективном договоре, если он есть;
• ежемесячные акты, счета-фактуры и реестры рейсов от перевозчика.

Можно ли принять НДС к вычету?

Если перевозчик работает с НДС и услуги используются в облагаемой деятельности, компания обычно может принять НДС к вычету на основании счёта-фактуры. Мы работаем с НДС и ежемесячно передаём закрывающие документы — см. документы и реквизиты.