Для HR-менеджера или офис-менеджера подписание договоров на обеспечение офиса — рутина. Кофемашина, клининг, вода, доставка сотрудников… Кажется, что транспортный договор — это просто формальность: «Вот вам деньги, возите наших людей от метро до офиса».
Но дорога — это зона повышенного риска. Поломка на трассе, ДТП, проверки ГИБДД. Если в стандартном договоре «рыбы» не прописать ряд важных нюансов, в случае форс-мажора все проблемы (и финансовые, и репутационные) лягут на плечи вашей компании.
Мы проанализировали типичные ошибки и выделили 5 пунктов, которые обязательно должны быть в договоре на транспортное обслуживание персонала.
1. Жесткий SLA (сроки) на предоставление подменного транспорта
Как обычно пишут: «В случае технической неисправности перевозчик обязан предоставить подменный транспорт». В чем подвох: Фраза «обязан предоставить» не имеет привязки ко времени. Перевозчик может прислать замену через 3 часа. Ваши сотрудники будут стоять на морозе или жариться на остановке, а компания понесет убытки из-за простоя рабочих.
Как нужно писать: «В случае технической неисправности или ДТП, Перевозчик обязан предоставить подменный транспорт в течение 30 (тридцати) минут с момента уведомления Заказчика. Подменный транспорт должен быть предоставлен по месту нахождения пассажиров, без необходимости их пересадки на другой маршрутный транспорт».
2. Полный запрет на субподряд (передачу рейса третьим лицам)
Как обычно пишут: Этот пункт часто вообще отсутствует. В чем подвох: Вы заключили договор с солидной транспортной компанией, проверили их лицензии и автобусы. Но по факту на вашу линию приезжает водитель-частник на старенькой «Газели», который взял этот заказ «с рук» у вашей солидной компании. У него может не быть путевого листа, медосмотра, а в случае ДТП его страховка не покроет ущерб пассажирам, так как он работает нелегально.
Как нужно писать: «Перевозчик не имеет права передавать исполнение настоящего договора третьим лицам (субподрядчикам) без письменного согласования с Заказчиком. Все рейсы должны осуществляться исключительно на транспортных средствах и водителями, указанных в заявках / путевых листах Перевозчика».
3. Критерии «эквивалентности» подменного автобуса
Как обычно пишут: «Подменный транспорт должен быть эквивалентным». В чем подвох: Понятие «эквивалентный» растяжимое. Если вы заказывали комфортный 33-местный автобус с кондиционером для доставки сотрудников бизнес-подразделения, а он сломался, перевозчик может прислать 18-местную ржавую «Газель» без кондиционера со словами: «Ну, это тоже автобус, все влезли — значит эквивалентный».
Как нужно писать: «Подменный транспорт должен соответствовать следующим критериям: а) Класс и тип транспортного средства (микроавтобус/автобус); б) Минимальное количество посадочных мест должно быть не менее указанного в заявке; в) Наличие исправного кондиционера (в теплый период) и отопителя (в холодный период); г) Транспортное средство не должно быть старше [Х] лет».
Примечание: Если у вас развозка рабочих на стройку, требования к комфорту можно снизить, но возраст машины и наличие ремней безопасности остаются критичными.
4. Ответственность перевозчика за опоздания и простой
Как обычно пишут: «Штрафы за опоздания не предусмотрены» или пункт вообще выпущен. В чем подвох: Опоздание автобуса на 20 минут для офиса — это опоздание 15 сотрудников на утреннюю планерку. Если это происходит систематически (а так бывает у недобросовестных перевозчиков, которые экономят топливо и срезают маршрут), ваша компания теряет деньги, а HR получает претензии от руководства.
Как нужно писать: «В случае опоздания транспортного средства к месту посадки более чем на [10] минут по вине Перевозчика, Заказчик имеет право удержать из оплаты за данный рейс [Х]% от его стоимости. В случае опоздания более чем на [30] минут — Заказчик имеет право отказаться от рейса без оплаты».
5. Разделение зон ответственности при проверках ГИБДД
Как обычно пишут: «Перевозчик несет ответственность по закону». В чем подвох: При организованной перевозке людей (а служебная развозка к ней относится) сотрудники ДПС останавливают автобус и проверяют путевой лист, медосмотры, списки пассажиров, лицензию. Если водитель не смог предъявить медсправку — автобус отправляют на штрафстоянку. Если в договоре не прописано, кто за это отвечает, перевозчик потом может выставить вашей компании счет за «простой из-за действий госорганов».
Как нужно писать: «Перевозчик гарантирует, что все предоставляемые транспортные средства и водители полностью соответствуют требованиям законодательства РФ о безопасности дорожного движения (наличие лицензии, путевых листов, предрейсовых медицинских осмотров водителей и т.д.). Перевозчик несет 100% финансовую ответственность за любой ущерб, штрафы или убытки Заказчика, возникшие в результате привлечения Заказчика к административной или иной ответственности вследствие нарушений, допущенных Перевозчиком или его водителями».
Бонус: Обязанность вести Журнал передачи автобуса
Если вы организуете трансфер на одну поездку (например, годовой корпоратив), достаточно акта оказанных услуг. Но если это ежедневная корпоративная развозка, обязательно добавьте в приложение пункт о Журнале.
Ежедневно водитель должен приезжать к дежурному по офису, а тот — ставить подпись в журнале о факте подачи машины, чистоте салона и времени отправления. Без этого журнала в конце месяца перевозчик может выставить вам счет за рейсы, которых не было (бухгалтерия ничего не сможет доказать).
Итог: хороший перевозчик не боится жесткого договора
Если вы приносите менеджеру транспортной компании договор с перечисленными выше пунктами, и он начинает оправдываться, говорить «это сложно», «мы так не работаем» или отказывается — идите искать другого подрядчика.
Надежная компания, которая дорожит своей репутацией и имеет реальный собственный автопарк (а не работает как диспетчерская частников), подпишет такой договор без единого вздоха. Потому что для них эти правила — не штрафные санкции, а ежедневная норма работы.
В нашей компании мы всегда предлагаем клиентам подписать детальный договор на транспортное обслуживание, где учтены все юридические риски. Мы не используем субподрядчиков и гарантируем подмену машины за 30 минут. Оставьте заявку на организацию развозки ваших сотрудников — мы покажем, как должна работать настоящая корпоративная логистика!