«Нам нужен автобус от метро до офиса, утром и вечером». Именно с такой формулировкой логисты и HR-специалисты чаще всего приходят к перевозчикам. И именно из-за этого потом возникают проблемы: приехал автобус без кондиционера в июле, водитель не знает, куда заезжать во дворе, а счет оказался в два раза выше ожидаемого.
Служебная развозка сотрудников — это регулярный процесс, где цена ошибки высчитывается в ежедневном стрессе всей команды. Чтобы получить точный расчет и гарантированно качественный сервис, заявку нужно оформлять как полноценное Техническое Задание (ТЗ).
Ниже приведена структура идеального ТЗ и готовый шаблон, который вы можете скопировать и заполнить под свою компанию.
Из чего состоит грамотное ТЗ на перевозку персонала?
ТЗ должно отвечать на 5 главных вопросов перевозчика: Кто? Сколько? Куда? На чем? По каким правилам?
Блок 1. Маршрут и временные интервалы
Главная ошибка — указывать только конечные точки («от м. ВДНХ до Бизнес-парка»). Перевозчику нужно знать точные точки посадки и высадки с привязкой к карте, чтобы рассчитать километраж и время.
- Точки А и Б: Укажите конкретные адреса, входы (со стороны какой улицы), шлагбаумы (нужен ли пропуск?).
- Время: Не пишите «к 9:00». Пишите: «Посадка в 08:30, прибытие к офису в 08:55. Ожидание у офиса с 17:55 до 18:10, высадка у метро в 18:40».
Блок 2. Количество пассажиров
Перевозчик должен понимать, какую машину прислать.
- Учитывайте не только среднее количество, но и «пиковые» дни.
- Если у вас офисный персонал, им нужен комфорт. Если вы занимаетесь доставкой сотрудников на производство или развозкой рабочих на стройку, требования к транспорту будут кардинально другими (выносливость важнее комфорта).
Блок 3. Требования к транспорту
Здесь вы отсекаете неподходящие машины.
- Тип: Микроавтобус или автобус. Если людей до 18, вам подойдет категория микроавтобусов до 18 мест или 19-22 места. Если больше — нужен полноценный автобус на 25-35 мест или 40-50 мест.
- Опции: Обязательно прописывайте наличие кондиционера (для лета) и печки (для зимы). Если дорога плохая — требуйте высокий клиренс.
Блок 4. Требования к водителю и документам
Водитель — лицо вашей компании для сотрудников.
- Внешний вид: Опрятность, наличие рабочего буржуйки (если того требует dress-code вашего предприятия).
- Коммуникация: У водителя должен быть рабочий телефон для связи с логистом или дежурным по офису.
- Документы: Пропишите, что водитель обязан предоставлять путевые листы в конце месяца для бухгалтерии (если вы работаете с НДС).
Блок 5. Служебные заметки и форс-мажоры
Самый важный блок для вашей безопасности. Что делать, если автобус сломался?
Готовый шаблон ТЗ (скопируйте и заполните)
ТЕХНИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ НА ОРГАНИЗАЦИЮ РАЗВОЗКИ ПЕРСОНАЛА
1. Заказчик: ООО «Название Компании» Контактное лицо логиста: [Имя, телефон]
2. Цель поездки: [Доставка офисных сотрудников в бизнес-центр / Развозка рабочих на завод / и т.д.]
3. График и маршрут:
- Утренний рейс:
- Посадка: г. Москва, ул. Примерная, д. 1 (м. Метро, выход №2) — Время: 08:30.
- Высадка: МО, г. Химки, ул. Заводская, д. 5 (Проезд через КПП №2, пропуск будет у водителя) — Время: 09:00.
- Вечерний рейс:
- Посадка: МО, г. Химки, ул. Заводская, д. 5 (у главного входа) — Время: 18:10.
- Высадка: г. Москва, ул. Примерная, д. 1 (м. Метро) — Время: 18:40.
- Режим работы: Будни (Пн-Пт). Выходные — без рейсов.
4. Количество пассажиров:
- Среднее количество: 25 человек.
- Максимум (в пиковые дни): 32 человека.
- Требование: Транспорт должен вмещать ВСЕХ пассажиров даже в пиковые дни без посадки на откидные места.
5. Требования к транспортному средству:
- Тип ТС: Автобус (от 33 мест).
- Состояние салона: Чистый, без посторонних запахов.
- Обязательные опции: Рабочий кондиционер, неотапливаемый багажный отсек (для личных сумок сотрудников), ремни безопасности на каждом кресле.
6. Требования к водителю:
- Опрятный внешний вид.
- Наличие мобильного телефона для связи с логистом компании.
- Строгое соблюдение времени подачи (допустимое отклонение — не более 5 минут).
7. Порядок взаимодействия и форс-мажор:
- При поломке автобуса или задержке более чем на 15 минут, водитель ОБЯЗАН немедленно сообщить логисту.
- Замена транспортного средства при поломке должна быть предоставлена в течение 30 минут с момента звонка логисту. Замена должна быть равноценной (не меньше по вместимости).
- Запрет на высадку сотрудников на трассе или маршруте в случае поломки до предоставления альтернативного транспорта.
8. Финансовые условия и документы:
- Форма расчета: [Безналичная с НДС / Посредник / Физлицо].
- Предоставление закрывающих документов: Договор, счет, акт выполненных работ, путевые листы.
Почему этот шаблон работает?
Когда вы отправляете такое ТЗ (даже в мессенджер) транспортной компании, вы сразу отсеиваете недобросовестных подрядчиков.
- Компании-однодневки, у которых в автопарке один старый микроавтобус, увидев требование «заменить автобус за 30 минут», просто не ответят вам или откажутся от заказа. И это хорошо — вы не entrust им своих сотрудников.
- Серьезные компании увидят в вас профессионала, дадут точный расчет без скрытых комиссий и предложат подписать договор, где эти условия будут закреплены юридически.
Альтернатива самостоятельному написанию ТЗ
Если у вас нет времени расписывать все детали, вы можете поступить проще. Обратитесь в проверенную транспортную компанию и скажите: «Мне нужна доставка сотрудников, вот наши адреса и количество людей. Сделайте мне коммерческое предложение с учетом всех стандартов безопасности».
Хороший менеджер сам задаст вам все правильные вопросы (про пропуска, пиковые дни и багаж) и выдаст вам готовый проект договора, в котором все риски уже учтены. Оставьте заявку на расчет логистики для вашего бизнеса — мы возьмем на себя всю головную боль по перевозке вашего персонала!